Author Archives: Laurent

“In een reflex kneep ik in mijn handremmen en stond meteen stil. Op de leuning van het bruggetje zag ik hem zitten. Geweldig mooi! Fel oranje met blauw: een ijsvogel.” Zo begint Jan Smit zijn column uit zijn boekje: Het ijsvogelprincipe. Hij vervolgt met een prachtige beschrijving van zijn gevoel op dat moment. Iets wat hem zo raakt dat hij voortaan iedere keer als hij langs het bruggetje fietst ongewild kijkt of de vogel er weer zit. Het ijsvogelprincipe noemt hij dit.

Wierook kan ik niet meer ruiken. In mijn studententijd stond de geur van wierook voor vage feestjes en de zolderkamers van vriendinnen. Waar de geur van wierook en Patchouli de weg naar volwassenheid begeleiden. Mijn moeder brandde ook veel wierook. Zo ook bij de opbaring van mijn vader. Er werd dagenlang wierook gebrand. In die dagen gaf dat steun. Maar vanaf die tijd kan ik de geur van wierook niet meer ruiken zonder terug te keren naar die trieste dagen.

Ankers. Ze liggen vast in onze herinnering. Soms fijn, soms pijnlijk. En zo worden we verrast door onze eigen ankers. Je schiet vol bij een stukje muziek in de supermarkt. NLP maakt gebruikt van ankers en leert om ankers te gebruiken.

Je woont in Amsterdam, in een grachtenpand. De gemeente komt boren voor de noord-zuid lijn, onder jouw huis. Ga je dan wel of niet met de gemeente bellen als je weet dat er een paaltje scheef staat in je huis?” Deze vraag legde ik aan software beheerders voor die niet begrepen waarom hun medewerking nodig was bij de vervanging van de hardware. De computer programma’s(software) moesten blijven draaien terwijl we de computersystemen(hardware) gingen vervangen. Je wil dan graag weten wat er kan gebeuren, wat de risico’s zijn.

“Ja maar natuurlijk gaan we bellen. Zet mijn paaltje even vast of boor wat langzamer.”
“En dat wil ik nu van jullie weten, wij kunnen best nieuwe computersystemen onder jullie programma’s zetten, maar we kennen jullie huizen en scheve paaltjes niet.” Nu het begrip gekweekt was kwamen de verhalen los en konden we snel een risico inventarisatie maken. Als het dan ergens in het project weer eens stokte, en men vroeg mij wat ik ook alweer wilden weten, dan hoefde ik niet het hele verhaal van de Noord-zuidlijn te vertellen. “Je scheve paaltje” zei ik dan. En dat werkte. Het anker was gezet. De metafoor van de noord-zuidlijn is een van de metaforen van de werkgroep VEA. Hier staan ze allemaal.

Waar niemand het leuk vindt om over de zwakke plekken te praten had het anker ‘scheef paaltje’ ook nog een ander effect. Hoeveel makkelijker is het om over een scheef plaatje te praten dan over fouten in jouw software. Maar dat is misschien voor een volgende keer.

Delen op:

“MIJN kamer, en nu eruit”.
“Dit is mijn poppetje, die neem ik lekker mee.”
“Neem deze, deze dan ook mee, ik wil die troep niet in MIJN kamer. Nadat mijn zoon en dochter uren lang samen gespeeld hebben met de Playmobil® slaat opeens de vlam in de pan. Waar ze eerst nog hele verhalen op de vloer uitbeelden, worden nu de grenzen scherp gesteld. De drempel wordt vakkundig door een krijtstreep in tweeën gedeeld. De denkbeeldige lijn wordt loodrecht naar boven getrokken.

“Je staat nog steeds in MIJN kamer”
“Nee hoor mijn voeten staan precies achter de lijn.”
“Ja hoor, maar je schouder niet, die komt in mijn kamer.”
“Als jullie gestopt zijn met spelen, kunnen jullie allebei je kamer opruimen?”
“Deze troep is niet van mij, hij heeft er mee gespeeld?” Zowel mijn dochter als mijn zoon zijn ineens niet meer de eigenaar van heel veel spullen. Nu het aankomt op verantwoordelijkheid nemen voor je eigendom, zorgen dat het netjes blijft, is het aan de ander om op te ruimen.

In veel bedrijven waar ik kwam heb je van deze ‘eigendomsconflicten’ gezien. Zolang het spel gespeeld wordt is er niks aan de hand en wil iedereen meepraten. Iedereen is heel druk bezig om te laten zien waar ze allemaal mee bezig zijn. Erg belangrijk in sommige bedrijven om vooral betrokken te zijn. Mensen die van alles wat af weten en overal een mening over hebben. Erg handig als je zulke mensen kent. Je komt dan snel te weten waar de schoen wringt.

Om zaken aan te pakken zijn een groot enthousiasme en betrokkenheid van alle medewerkers van groot belang. Om zaken echt op te pakken én door te pakken is eigenaarschap van belang. En dan wordt het enthousiasme vaak een stuk minder. “Het eigen straatje schoon vegen.” “Over de muur gooien.” “Ik ben er niet van.” Zijn dan veel gehoorde opmerkingen. In sporttermen wordt het ook wel pingpongen genoemd. Het spel waar de bal steeds naar de ander gespeeld wordt.

Een manier om eigenaarschap vast te leggen is de RACI-matrix.

Belangrijk is om een persoon eindverantwoordelijk te maken voor een proces of taak. Hij of zij hoeft de taak niet uit te voeren, maar is wel eindverantwoordelijk dat hét gebeurt. Er kan altijd maar één persoon accountable zijn. Van alle andere rollen kunnen door meerdere personen ingevuld worden.

“Ik weet eigenlijk niet wie hier nu voor verantwoordelijk is.” “Weet je wat, zet het maar op mijn naam, ik zoek het wel uit.” Gelukkig zijn er ook mensen in meetings die er wel van zijn. Ze zorgen er voor dat niets overboord valt en geven het stokje pas door als iemand anders het oppakt. Nog mooier is als Pingpongen verandert in Rugby. Als je teamgenoot de bal laat vallen, duik ze er met het hele team op om de bal weer te veroveren.

Al gauw eindigt de ruzie en wordt er samen opgeruimd. Ze hebben er een spelletje van gemaakt. Als een echt team werken ze samen en worden beide kamers opgeruimd. Maar op het moment dat papa wil gaan gloeien van trots, dan…

Voorzichtig loop ik de trap af. De brede eiken houten leuning geeft steun in mijn zij. Mijn voeten plaats ik een voor een op de smalle treden. De stapel borden in mijn handen rammelen bij iedere tree. Bij de draaiing van de trap schuif ik met mijn zij van de leuning naar de muur. Ik probeer mijn elleboog naar voren te schuiven om steun te zoeken op de leuning. Op het moment dat mijn elleboog de leuning raakt begint het bovenste bord van de stapel te schuiven. Iets te vlug kantel ik de stapel borden naar voren om het bord terug op de stapel te krijgen. Op dat moment schuift het bord van achter de stapel af. In een oogwenk zie ik het bord langs de stapel naar beneden komen en in een flits steek ik mijn hand uit om het bord op te vangen. Was dat wel de goede keuze…?

Keuzes maken.

Vaak zijn we te druk en nemen ook nog wat werk van die zieke collega erbij. Dan is het handig als je een programma manager hebt die wat richting geeft. Al zal alleen richting niet iedereen helpen. Waar ik in mijn vorige blog het gebrek aan keuzes besprak gaat het nu over: In alle hectiek de juiste keuzes maken. Om een beetje bij de borden te blijven ken je vast wel deze circusact van bv.
David Burlet:

Wildwatervaren, ook zo’n metafoor. Geen tijd om na te denken. Links, rechts, links. Rotsen ontwijken en op tijd de juiste doorgang kiezen. Letterlijk in het diepe gegooid worden.

We zijn lang niet allemaal circusartiest of sportman. Al voelen we onszelf soms wel eens bordengoochelaar of vinden we onszelf terug in een wildwaterbaan. Iedereen trekt aan ons, niemand is tevreden en gister is al te laat. Wat moet je dan doen?

“Wie altijd roept dat hij/zij het druk heeft kan geen prioriteiten stellen.” Prioriteiten stellen helpt, als je ook keuzes durft te maken en deze te communiceren. Het maakt mensen vaak niet zoveel uit hoelang je er over doet, als je maar wel voorspelbaar bent. Als ik zeg dat ik iets morgen klaar heb en het wordt volgende week, heb ik een probleem. Als ik zeg dat ik eind van de week klaar ben en vrijdagmiddag pas laat weten dat ik het niet red, heb ik een probleem. Maar als ik zeg volgende week en ik ben morgen al klaar of halverwege de week geef ik aan dat ik een foute inschatting heb gemaakt, is er vaak niks aan de hand. Plannen en prioriteiten stellen heeft alles te maken met verwachtingsmanagement. Voorspelbaar zijn en op tijd communiceren als er iets dreigt uit te lopen.

Terwijl ik het bord in mijn uitgestoken hand vang, bevindt mijn rug zich wederom op de leuning van het onderste trapdeel. Met een uiterste inspanning krijg ik de hellende stapel weer in balans. Met een zucht van verlichting neem ik de laatste treden en zet de borden op de tafel. Trots gloeit van binnen dat ik het toch heb gered.

“Stommeling” zegt mijn vrouw. “Loop gewoon twee keer in plaats van die halsbrekende toeren.” De trots wordt vervangen door het gevoel te zijn betrapt.

Delen op:

Vogels fluiten in de vroege morgen. Het net gemaaide gras ruikt fris. Spinnen vlechten kunstwerken in de struiken. Met ochtenddauw en opkomende zon doen ze niet onder voor Picasso’s. Ik loop een rondje door het park. Zal ik langs de mooie lindelaan naar het bos lopen? Of neem ik dit pad naar de zandverstuivingen. Misschien het pad naar de vijver, waar de gracieuze zwanen hun ochtendritueel voltooien. Het pad naar huis, er is nog veel te doen vandaag. Zo loop ik nogmaals hetzelfde rondje.

Het bos is wat ver, dus loop ik weer verder. Geen Lindelaan. Zand in mijn schoenen krijgen? Goh, en ik heb net schone sokken aan. Geen zandverstuiving vandaag. De vijver die stonk laatst. De zwanen zijn vast al klaar met hun ritueel. Dan maar naar huis, of toch niet, het is zo’n prachtige ochtend. Ongemerkt loop ik zo mijn rondjes door het park. Zie geen zwanen, geen Lindelaan en niet de prachtige schittering van de ochtendzon in het zand. En het werk thuis blijft nog even liggen.

Keuzes maken. Als je niet beslist sta je stil. Rotonde is een mooie metafoor. Altijd ben ik voor goed afwegen. Graag alle plussen en minnen even op een rijtje zetten. Geen domme overhaaste beslissingen nemen. De valkuil, dat je niet beslist en te lang blijft overwegen.

“Waarop baseer je deze beslissingen. Je bent, net als ik net binnen. Je kunt toch helemaal niet weten of dit de goede richting is.” “Moeten we dat niet eerst grondig onderzoeken”
“Klopt, dat weet ik ook niet, maar nu rent iedereen alle kanten uit en zo gaan we in ieder geval dezelfde kant uit.” “En we kunnen altijd bijsturen als we eenmaal op weg zijn.” Ik was in gesprek met de programmamanager van een groot project waar ik bij betrokken was. Ik was niet geheel overtuigd, maar er zat wel een gedachte achter zijn manier van beslissing zitten. In de loop van de maanden die volgden zag ik hoe richting geven werkt als niemand het zeker weet. Voortschrijdend inzicht deed ons dingen aanpassen, maar de projecten vormden zich ook naar de gekozen richting en uiteindelijk kwamen we tot een tevreden resultaat.

Daar was dus moed voor nodig. Als niemand het weet gewoon een weg kiezen. Toch bleef ik met de vraag zitten. Hoe verzamel je de moed? Hoe weet je voor jezelf wat de goede richting is, zonder alles af te wegen?
Leerling in leiderschap
Het boek leest als een roman. Het is geschreven als een roman. Een mooi verhaal dat aangeeft dat je op je gevoel moet afgaan.
“Je ervaring en je gevoel geven je de goed richting aan” zei de programmamanager toen ik er om vroeg. Leiders maken keuzes en daarom hebben leiders volgers, zoals Jan Smit terecht opmerkt in zijn blog.

Heerlijk liep ik op de Lindelaan, genoot van de bomen en sloeg af net voor het bos. Net op tijd bij de vijver om het ochtendritueel van de zwanen te mogen aanschouwen. Vol nieuwe energie en ideeën nam ik het pad naar huis.

Delen op:

Een nieuw ritme, een nieuwe baan.
Even wennen, niet te lang.
Nieuwe gedachte, nieuwe mensen.
Even wennen, al die namen.
Weg van huis, in te trein.
Even wennen, kaartjes kopen.
Koffie met collega’s en niet met de vrouw.
Even wennen, komt wel goed.
Geen blog deze week.
Niet gaan wennen, voor één keer.

Als ik roep: “Discipline”.
Waar denkt u dan aan: ‘het leger?’
In mijn jonge jaren werd mij geregeld voorgehouden:
“Bij het leger brengen ze jou wel wat discipline bij”.

Discipline en Creativiteit.
Een tegenstelling zoals in deze clichébeelden:

Discipline:
Vastgeketend zitten in een ijzeren kooi.
Tomeloze eentonigheid van een zich herhalend patroon.
Grijze grauwe luchten, geen zonnestraal te bekennen.
Zonder sprankje hoop ooit verrast worden.
De grijze massa mens.
Geen lichtpuntjes.

Creativiteit:
De ongebonden chaos van de vrijheid. Alles kan en alles mag.
De kleur van bloemen, de geur van warm gebakken brood.
Duizend verschillende patronen in de wolken aan een eindeloze horizon. Altijd nieuwe dingen ontdekken, nieuwe mensen ontmoeten. Geen patroon, altijd gaan en staan waar je wilt.

Is dat zo?
De creatieveling, zonder enige rust en regelmaat, creëert de mooiste dingen en uit de kazerne hoor je alleen het gestamp van de laarzen en de schreeuw van de sergeant: ‘Discipline!’

Of samengaan van discipline en creativiteit?
De boerderij als lichtend voorbeeld. De discipline en efficiëntie bij het verzorgen van de dieren en alle andere ‘dagelijkse’ activiteiten. De vrijheid en ruimte om zomaar iets nieuws als een camping te beginnen juist omdat je de zaken rond de boerderij zo goed geregeld hebt. Creativiteit, het ontwikkelen van nieuwe dingen gaat niet zonder de discipline.

Innovatie en IT, een veel gebezigd woord. Innovatie is hot. Met de nieuwste snufjes kun je scoren. Cloud, Internet of Things… wat is nu de laatste mode? Zonder discipline in beheer is geen innovatie mogelijk. Als de beheerskosten de pan uitreizen, is er geen budget over voor innovatie. Met beheer haal je geen punten, hooguit minpunten. Als het niet werkt zoals men gewoon is, komen de klachten. Een lastig dilemma? Investeer in beheer om zo de geoliede machine te maken met discipline en regelmaat. IT als een fabriek. Zo creëer je ruimte voor echte innovatie.

De restaurantmetafoor op mijn visitekaart geeft dezelfde boodschap. Een eenvoudig menu van basisservices maakt ruimte voor de slagroom op de taart.

Delen op:

“Zie jij ergens een parkeerplaats langs de straat? Dit is al de derde parking die vol aangeeft.”
We rijden met de familie door Gent, de prachtige hoofdstad van Oost-Vlaanderen. Dat vinden blijkbaar veel mensen want het is erg druk. Geen plekje meer vrij, niemand die gaat, iedereen komt.

We rijden door de gezellige drukte terug naar de periferie van Gent. Op bezoek bij vrienden. Lekker kopje thee en bijkletsen.

“Je kunt het beste naar de St. Michielsparking rijden, vandaar kun je makkelijk het centrum in.”

Zelf iets uitzoeken is leuk, maar een goed advies is beter. Als autodidact probeer ik zelf van alles altijd eerst zelf. Ik ben niet het type dat eerst een cursus doet en vandaar weet hoe het moet. Trail en error heet dat in mooi Amerikaans, gewoon proberen in het Nederlands. In een van mijn eerste blogs schreef ik over de boerderij en de inspirerende werking die het bezoek daar op mijn had. Waar die inspiratie vandaan kwam? Door de lage melkprijs worden boeren gedwongen om creatief te zijn. Deze boer had naast zijn melkbedrijf een kampeerboerderij opgezet. Een hele leuke kampeerboerderij, met rondleidingen, pizzabakken en nog veel meer. Maar het leukste was dat je gewoon welkom was op het bedrijf. Je kon kalfjes geboren zien worden, kuikens redden van de zolder en net geboren katjes verzorgen.

In gesprek met de boer vroeg ik mij af hoe dat nu was om iets heel anders bij te doen naast je eigenlijke werk. De boer maakte al snel duidelijk dat een kampeerboerderij niet iets was wat hij erbij deed, de kampeerboerderij bracht inmiddels meer op dan het melkbedrijf, maar dit ter zijde.

“Je kunt alles aanpakken, jij ook” zie de boer. “Ten eerste gewoon beginnen, niet wachten, niet twijfelen. Als je begint kan je altijd bijsturen, als je niet begint sta je gewoon stil.” “Ten tweede niet bang zijn om fouten te maken. Fouten maken we allemaal en als je een fout zelf oplost leer je het meest.” “En tenslotte goed luisteren naar anderen die al ervaring hebben, zei kunnen je behoeden voor al te grote beginnersfouten en je goed op wel helpen, door je de weg te wijzen.”

En toen was ik weer in Gent. Na een heel prettig bezoek en een hartelijk afscheid reden we naar St. Michielsparking. We konden gelijk naar binnen en vonden al snel een plaatsje dankzij een geavanceerd systeem in de parking precies aangeeft hoeveel plaatsen er vrij zijn in een bepaalde gang. Je kunt de vrije plaats ook van verre zien. Rood lamp is bezet, groen lampje is vrij. Zo’n systeem had ik nog nooit gezien. Eenmaal buiten gekomen was het om de hoek de burg over en stonden we midden in het centrum van Gent.

Delen op:

“Dat doen wij hier niet.”
“Ok”. Mijn mond viel open van verbazing. Vlug sloot ik hem weer en keek schuchter onder mijn wenkbrauwen door om te zien of mijn reactie haar was opgevallen. Daar was niets van te zien. Na haar opmerking was ze gewoon door gegaan met haar drukke werkzaamheden. Ze zag me allang niet meer staan. Nog een beetje bedeesd verliet ik het pand.
“Dat doen ze hier dus niet,” het was in ieder geval heel duidelijk geweest.

Nog niets van klantgericht werken of zaakgericht werken. Hier waren nog de aloude procedures van kracht. En mijn verzoek, zeker niets wereldschokkends, had niet in de huidige manier van werken gepast. Of het nou een redelijk of logisch verzoek was deed eigenlijk helemaal niet ter zake.
“Dat doen wij hier niet.”

Verandertechnisch zijn dit wel de leuke dingen. De steeds mondigere consument laat zich steeds minder afschepen met procedures. We verwachten meer, bv. een klantgerichte aanpak. Bij deze organisatie valt dus nog veel winst te behalen. Dat wil niet zeggen dat je dat dan ook 1, 2, 3 voor elkaar hebt. Daar zijn een aantal dingen voor nodig:

• Ten eerste een verlangen om te willen veranderen. Het gevoel, dat het écht nodig is om te veranderen. En als dat gevoel niet aanwezig is, zal het gecreëerd moeten worden.
  Verlangen => create a sense of urgency

• Ten tweede een groep van mensen die willen leiden. Het verbinden van mensen tot een team van creatieve en inspirerende mensen. Mensen die sterk gemotiveerd zijn om zowel oplossingen te zoeken als anderen te inspireren om ook mee te doen.
  Verbinden => create a guiding coalition

• Ten derde een goed beeld in welke richting oplossingen gezocht moeten worden. Een beeld dat richting geeft aan ons denken, beperkt het aantal oplossingsmogelijkheden. Het is beter het beeld bij te stellen als nieuwe inzichten verkregen zijn, dan te blijven rond dobberen in de pool van oneindige mogelijkheden.
  Verbeelden => create a vision for change
  De kracht zit in de beperking. Om echt goede oplossingen te vinden is vaak creativiteit vereist. Deze video laat zien dat creativiteit vaak komt met beperkingen.

De oplettende lezer herkent vast de eerste 3 stappen van Kotters “8-Step Process for Leading Change” In deze beeldshow worden de stappen prachtig uitgelegd door een metafoor met pinguins en een smeltende ijsberg.

De zon scheen op mijn gezicht toen ik het gebouw verliet en naar mijn fiets liep. Mijn gedachte waren ineens heel helder. Verlangen, Verbinden, Verbeelden, precies zoals bedoeld in onze track op het Landelijk Architectuur Congres in november met de titel: Op reis met behulp van de VVV.

Delen op: